F.A.Q.
In cosa si differenzia il Call Center SeeCall?
Siamo un’azienda che prende il tuo successo sul personale, come se fosse il nostro. È importante fornire a te e ai tuoi Clienti ottimi servizi di risposta telefonica, in modo flessibile e professionale. Non smettiamo mai di imparare e migliorare per i nostri clienti. Cerchiamo sempre di imparare dai nostri successi e fallimenti. Si tratta di fare le cose giuste per le giuste ragioni e prendersi cura di te, il Cliente.
Qual è la velocità media di risposta?
Rispondere rapidamente è importante per noi, ma allo stesso tempo ci teniamo a raccogliere tutte le informazioni e fare un buon lavoro. Rispondiamo all’80% o più delle chiamate in meno 5 squilli. E per la piccolissima percentuale di chiamate in attesa, vogliamo che il tempo di attesa sia inferiore a 60 secondi.
Offrite un prova gratuita del servizio?
No. Purtroppo altri call center offrono prove gratuite per invogliare le aziende diffidenti a utilizzare il loro servizio. In realtà, se il loro servizio fosse così buono, non avrebbero bisogno di farti provare il loro servizio. Un servizio di risposta è un’attività ad alta intensità di lavoro e costa denaro rispondere alle telefonate.
Possiamo inoltrarvi le chiamate dalla linea esistente dell’ufficio o del cellulare di ogni singolo membro?
Sì. Possiamo fornirti un numero locale o un numero verde verde a cui rispondono i nostri operatori con il vostro nome o il nome dell’azienda. Se disponete già in un numero VoIP possiamo configurarlo sulla nostra infrastruttura in modo semplice, senza costi aggiuntivi, salvo richieste specifiche.
Quanto costa il servizio di risposta?
Il Call Center SeeCall dispone di piani a partire da 99€ al mese, ma abbiamo piani per soddisfare ogni tipo di esigenza. È possibile prendere visione delle nostre tariffe all’interno della nostra pagina dedicata o contattare il nostro Servizio Clienti al numero +39 0687136 o in alternativa via e-mail.
Quali sono i termini e le condizioni di fornitura?
Buone notizie. Non c’è bisogno di una laurea in legge per comprendere i nostri termini e condizioni di servizio. Siamo schietti e onesti in tutto ciò che facciamo.
Il servizio di risposta è disponibile anche 24 ore su 24, 7 giorni su 7?
Sì. Il Call Center SeeCall fornisce un servizio di risposta telefonica 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno, festivi inclusi. È necessario contattare il nostro Servizio Clienti al numero +39 0687136 per conoscere i costi.
Come avviene la configurazione dell’account?
Una volta sottoscritto il contratto, riceverete una chiamata dal nostro Account Supervisor che raccoglierà tutti i dati necessari per permettere una corretta gestione delle chiamate da parte dei nostri operatori. Successivamente verrà effettuata la formazione a tutto il personale Call Center, utilizzando il nostro processo collaudato e solo dopo l’attivazione del numero assegnato, riceverete la conferma di avvenuta attivazione del servizio.
Come rispondete alle chiamate? Qualche suggerimento?
Vi suggeriamo di utilizzare formule chiare e non troppo lunghe, proprio come quelle di seguito indicate:
- Studio Legale Massoni, [ buongiorno/buonasera ]
- Grazie per aver chiamato Barilla Italia, sono + [ nome ]
- Servizio Clienti, (buongiorno/buonasera + nome), come posso aiutarla ?
Come possiamo ricevere i dati di ogni singola chiamata gestita?
È possibile ricevere tutti i dati del chiamante, come: Nome, Cognome, Azienda, Recapito telefonico, e-mail, Motivo della chiamata ……in tempo reale, tramite E-mail, SMS oppure tramite la nostra piattaforma online.
In ogni caso sarete Voi ad indicarci come gestire le chiamate in modo completamente personalizzato in base alle Vs. esigenze.
Costa sono i messaggi audio aperto, attesa e chiuso?
Il messaggi Audio Aperto e Chiuso, possono essere da Voi forniti in formato mp3. Diversamente se ne occuperà il nostro servizio clienti, registrando il Vs. messaggio tramite sintetizzatore vocale o la voce di uno speaker professionista. Lo stesso può essere fatto per il messaggio di attesa.
I messaggi possono contenere testo + base musicale oppure solo testo e siamo in grado di registrare messaggi audio in voce femminile e maschile.
Esempio Audio Aperto:
Grazie per aver chiamato, Barilla Italia, la preghiamo di attendere in linea, le risponderemo appena possibile….
Esempio Audio Chiuso:
Grazie per aver chiamato, Barilla Italia, gli uffici sono chiusi, siamo disponibili dal lunedì al venerdì dalle…..
Esempio Audio Attesa (attivabile su richiesta):
In caso di particolari esigenze, questo audio viene attivato ed entra in funzione dopo il messaggio Audio Aperto, e può essere ripetuto più volte, fino alla risposta di un operatore. In alternativa può essere utilizzato come musica di attesa, sempre fino alla risposta di un operatore.
Come funziona la segreteria telefonica?
Questo servizio consiste nell’invio di una e-mail, all’indirizzo di posta da Voi fornito in fase di attivazione, contenente giorno, ora e file audio contenente il messaggio lasciato dal chiamante. La segreteria entra in funzione in modo automatico a partire dalle ore 18.01 fino alle ore 8.59 del giorno successivo. Mentre il sabato e la domenica è attiva 24 ore su 24, salvo diverse indicazioni.
Per quanto riguarda i giorni rossi di calendario la segreteria potrebbe non essere avviata in modo automatico e si consiglia di contattare il nostro servizio Clienti.
Come funzione il FaxMail-IN?
Attivando il servizio di FaXMail-IN è possibile ricevere un numero illimitato di fax in formato PDF, su una o più caselle di posta elettronica, fino ad un massimo di 3 indirizzi e-mail.
Il servizio è solo in ricezione e può essere attivato insieme ad uno dei pacchetti di segretariato virtuale o separatamente. Nel caso si volesse attivare il FaxMail-IN senza associarlo ad uno dei pacchetti di segretariato, il costo del servizio e’ di € 120,00 + iva/anno ed il pagamento diventa anticipato.
Cosa contiene la nota di chiamata ricevuta tramite SMS?
È possibile attivare il servizio di notifica delle note di chiamata via SMS, per ogni chiamata da noi gestita o solo per chiamata urgenti, guasti tecnici, etc…
Riceverete sul numero di cellulare da Voi comunicato, un SMS, di massimo 55 caratteri, contenente una parte della note di chiamata. (la nota di chiamata completa viene sempre inviata via e-mail).
I dati contenuti nella nota di chiamata via SMS sono:
– Nominativo del chiamante;
– Telefono
– Motivo della chiamata.
Come funziona la gestione degli appuntamenti con l’agenda condivisa?
Per gestione degli appuntamenti, si intende la possibilità da parte nostra, tramite il calendario presente in Gmail, di fissare, cancellare, modificare e confermare gli appuntamenti in tempo reale, in base alla Vs. disposizioni, sempre con una gestione semplificata.
Per una gestione avanzata e pià completta è necessario contattare il nostro servizio Clienti per una quotazione.
Per gestione semplificata si intende una gestione che non sia troppo articolata, come ad esempio numerose e diverse tempistiche per fissare gli appuntamenti o l’uso di colori per differenziarli.
Che cosa significa IVR?
L’IVR è un risponditore automatico che consente di scegliere il dipartimento o l’ufficio all’interno della Vs. azienda/studio, con il quale si desidera parlare.
Basterà, infatti, digitare una delle opzioni indicate dal risponditore automatico per essere messi in contatto con il reparto o la persona desiderati.
Il messaggio viene registrato con un sintetizzatore vocale, molto simile alla voce umana, con voce femminile o maschile. In alternativa è possibile effettuare la registrazione anche con la voce di uno speaker professionista, contattando il nostro servizio Clienti.
Esempio Albero IVR:
Siete in linea con lo Studio Rossi, premere 1 per l’ufficio amministrativo, premere 2 per l’ufficio tecnico, premere 3 per l’ufficio commerciale, oppure restate in attesa per parlare con il primo operatore disponile.
Per attivare un IVR multi livello è necessario richiedere una quotazione.
Numerazioni VoIP-IN aggiuntive, Nazionali ed Internazionali
Attivando uno qualsiasi dei pacchetti di segretariato virtuale, verrà fornito un numero telefonico con il prefisso geografico di preferenza incluso nel prezzo del pacchetto.
Qualora un solo numero non fosse sufficiente o disponete di più uffici in Italia o all’estero o molto semplicemente volete attivare un numero per ogni città o nazione è possibile attivare delle numerazioni aggiuntive abilitate per la sola ricezione delle telefonate da parte dei nostri operatori.
NB. Vi informiamo, che per le numerazioni internazionali, è necessario richiedere una quotazione, mentre quelle nazionali possono essere attivate, compilando semplicemente il modulo di attivazione servizi.
Come si attiva il servizio SeeCall?
È semplice, si dovrà scaricare il modulo di attivazione cliccando su ATTIVA ORA, per effettuare il download del contratto.
- Una volta compilato il modulo con tutti i dati anagrafici e dopo aver indicato il prefisso del numero da attivare è necessario inviare il contratto con la documentazione richiesta, all’indirizzo e-mail: italy@qsistemi.com.
- Attendere la conferma di ordine/fattura e procedete al pagamento.
- Una volta ricevuto il Vs. pagamento un incaricato del nostro servizio Clienti si metterà in contatto con Voi per raccogliere tutti i dati necessari alla corretta gestione delle chiamate.
- Infine, riceverete una nostra e-mail di avvenuta attivazione del servizio, contenente il Vs. numero assegnato.
NOTA BENE: I tempi di attivazione del servizio variano dalle 24 alle 72 ore lavorative, salvo ritardi nelle precedenti lavorazioni. In alcuni casi, a seconda della Vs. urgenza, è possibile attivare il servizio in tempi rapidissimi.